Facturar online en España es sencillo cuando conoces las reglas básicas. Aquí tienes lo esencial: qué es realmente una factura online, qué datos exige la ley, cómo crearla sin errores, y qué cambia con la facturación electrónica obligatoria en 2027.
FAQ rápida
Qué se considera factura online
Cualquier factura hecha o enviada con una herramienta digital (PDF o programa de facturación).
Un PDF es válido
Sí, siempre que incluya todos los datos obligatorios.
Los autónomos necesitan factura electrónica
Solo con administraciones públicas. Con empresas privadas será obligatorio desde 2027.
Las facturas en papel siguen permitidas
Sí, con las mismas normas de numeración y contenido.
¿Verifactu está activo?
No. Entrará en vigor en 2027.
Qué significa “factura online”
Simple: usar software en lugar de escribirla a mano. Para un autónomo suele ser generar un PDF o usar una app de facturación.
Tipos habituales:
- PDF: formato estándar, legal y aceptado en todas partes.
- Factura electrónica: certificada, obligatoria con administraciones y en B2B desde 2027.
- Papel: válida, pero más lenta y con más margen de error (cálculos y numeración a mano).
Las herramientas online calculan impuestos, evitan errores y guardan tus facturas automáticamente.
Requisitos legales (igual para online y papel)
Toda factura debe incluir:
- Número y serie sin saltos
- Tus datos: nombre, NIF y domicilio
- Datos del cliente (y NIF si es empresa)
- Fecha de emisión
- Descripción del servicio
- Base imponible
- IVA aplicado o exención
- IRPF si corresponde
- Importe total
Los fallos más comunes: IVA incorrecto, falta de NIF, no aplicar IRPF o mezclar series.
Cómo hacer una factura paso a paso
Con una herramienta online
- Indica tus datos.
- Añade los del cliente.
- Describe el servicio.
- Marca precio y unidades.
- Aplica IVA o exención.
- Añade IRPF si toca.
- Genera el PDF y envíalo.
- Guárdala 4 años.
En papel
- Escribe número y serie.
- Añade todos los campos obligatorios.
- Calcula IVA e IRPF a mano.
- Entrega el original y guarda una copia 4 años.
Formatos: papel, PDF y factura electrónica
- Papel: válido, pero propenso a errores.
- PDF: rápido, claro y universal.
- Factura electrónica: certificada y obligatoria en B2B desde 2027. Tu software gestionará firma y envío; solo necesitas certificado digital.
Hoy, para el día a día de un autónomo, el PDF es suficiente. Puedes encontrar más información sobre cómo hacer una factura.
Reglas de numeración
- Serie única y continua
- Puedes usar series distintas para actividades diferentes
- Puedes reiniciar cada año
- No se edita ni borra una factura emitida
- Los errores se corrigen con factura rectificativa
El software controla esto automáticamente.
Facturación electrónica obligatoria (2027)
- Obligatoria hoy solo para administraciones.
- En 2027 también para empresas privadas.
- Los autónomos deberán recibir y emitir factura electrónica.
Verifactu (2027)
Sistema que garantiza integridad y numeración. Lo hace tu software.
Factura electrónica obligatoria para autónomos en España
Herramientas digitales para facturar online
Un buen programa debe calcular IVA e IRPF, controlar series, usar plantillas correctas, generar PDF, almacenar facturas 4 años, permitir enviarlas y prepararte para 2027.
Excel/Word sirven con poco volumen; con más de unas pocas facturas al mes, el software evita errores y ahorra tiempo.
Cómo enviar facturas online
- PDF por email
- PDF por WhatsApp
- Envío directo desde tu app
- Para electrónicas: portal de la administración o empresa
El correo sigue siendo lo más práctico.
Cómo almacenar y gestionar facturas
Obligatorio guardarlas 4 años:
- Papel bien conservado
- PDFs organizados o en la nube
- Electrónicas en su formato original firmado
- No borrar nunca: emitir rectificativa si hay error
Errores típicos de los autónomos
- Olvidar el IRPF
- Aplicar IVA incorrecto
- Mezclar series
- No conservar facturas 4 años
- Perder facturas en papel
- Plantillas sin campos legales
- Cambiar números manualmente
La herramienta correcta elimina estos fallos.
La herramienta de facturación electrónica de renn lo gestiona todo por ti, con soporte completo para Verifactu, cálculos automáticos de IVA e IRPF y más, sin coste.
Conclusión
Facturar online es rápido, limpio y seguro.
El papel sigue siendo válido, pero más arriesgado.
Con 2027 a la vuelta de la esquina, trabajar ya con software te evita errores, acelera cobros y simplifica la declaración de impuestos.
