Si te pasas del plazo del día 16, te arriesgas a sanciones. Esta guía explica cómo funciona la solicitud de factura, cuándo puedes pedir factura y cómo debe responder un negocio. Verás los plazos exactos de emisión y remisión, los campos que debe incluir toda factura, cuándo un documento simplificado no basta y cómo corregir errores. Como avanza hacia la facturación electrónica obligatoria y la facturación compatible con Verifactu, también cubrimos los certificados para factura electrónica y qué preparar para 2026. Usa las plantillas listas para convertir una request invoice o billing request en una respuesta 100% válida.
Solicitud de factura: lo esencial de un vistazo
¿Una proforma es una factura? No. Una proforma no tiene validez fiscal. Solicita una factura completa.
¿Puedo deducir el IVA con una factura simplificada? Solo si incluye tu NIF, domicilio y desglose del IVA. En caso de duda, pide factura completa.
¿Necesito un certificado para enviar facturas en PDF? No para un simple PDF. Sí necesitas un certificado cualificado para firmar Facturae en facturas a la Administración y para acceder a muchos portales.
Solicitud de factura: reglas, plazos y checklist
Solicitud de factura significa que el comprador pide al vendedor que emita una factura válida a efectos de IVA. Las empresas deben facturar las operaciones empresariales. Frente a consumidores, deben emitir factura cuando sea necesaria para ejercer un derecho tributario o cuando el cliente solicite la factura.
Plazos principales. Emite en el momento del devengo o entrega. Si el destinatario es empresa o profesional, emite como tarde el día 16 del mes siguiente. Remite la factura en el momento de la emisión; en B2B, también antes del día 16 del mes siguiente.
Qué incluir en tu solicitud. Nombre o razón social, NIF o NIE o VAT UE, domicilio fiscal, fecha de la operación, descripción de bienes o servicios, total pagado y referencia de pago.
Cuándo una factura simplificada no basta. Pide factura completa si vas a deducir IVA, si el importe supera 400 euros, o cuando la ley exige factura completa, como entregas intracomunitarias, exportaciones o actividades con tope simplificado de 3.000 euros.
Si el vendedor se niega o envía una factura inválida. Puedes exigir una factura rectificativa que haga referencia y corrija la original. Las empresas deben conservar y reemitir documentación conforme.
Plantillas para copiar y pegar para solicitar una factura (EN/ES)
Plantilla breve en español
Asunto: Solicitud de factura por [FECHA o SERVICIO] - [tu NIF]
Cuerpo: Hola, por favor emitan factura completa de la compra del [FECHA] a nombre de [NOMBRE], NIF [NIF], Domicilio [DIRECCIÓN]. Concepto: [DESCRIPCIÓN]. Importe [IMPORTE]. Envíen en PDF o factura electrónica a [EMAIL]. Gracias.
Plantilla breve en inglés
Subject: Invoice request for [DATE or SERVICE] - [Your NIF]
Body: Hello, please issue a full invoice for the purchase on [DATE] to: [NAME], NIF [NIF], Address [ADDRESS]. Description: [DESCRIPTION]. Total paid [AMOUNT]. Please send as PDF or e-invoice to [EMAIL]. Thank you.
Si estás empezando, evita errores desde el principio: cómo hacer una factura.
Pedir factura: cómo solicitarla, datos a añadir y tiempos
Pide la factura lo más cerca posible de la operación. El emisor sigue obligado a cumplir los plazos legales de emisión y remisión. Pedidos tempranos reducen retrabajo y datos ausentes.
Incluye todos los datos del comprador en un único mensaje: nombre o razón social, NIF o NIE o VAT, domicilio fiscal, fecha y lugar de la compra o servicio, descripción, cantidad, precio unitario, tipo de IVA y cualquier retención de IRPF cuando una empresa contrata a un autónomo.
Adjunta pruebas. Añade imagen del tique, número de pedido o ID de pago. Indica cómo quieres recibirla: PDF, Facturae o ambos.
Errores comunes que debes evitar al solicitar factura. No envíes pasaporte en lugar de NIF. No pidas una proforma. Indica claramente que necesitas factura completa, no un tique simplificado.
Solicitud de facturación: cómo deben responder las empresas
Acuse rápido y valida los datos. Responde en 24-48 horas. Comprueba que nombre, NIF y domicilio coinciden con los registros de pago. Solicita los datos faltantes una única vez.
Elige el tipo correcto. Factura completa vs factura simplificada. Si el cliente necesita deducir IVA o la norma lo exige, emite factura completa.
Emite y envía a tiempo. Genera la factura de inmediato. En B2B, emite y remite no más tarde del día 16 del mes siguiente. Usa software que haga cumplir el plazo.
Incluye todos los campos obligatorios. Número y serie, fecha de emisión, datos de emisor y receptor (nombres, NIF y domicilios), descripción, precio unitario, descuentos, base imponible, tipo y cuota de IVA, recargo de equivalencia o IRPF cuando proceda, total a pagar y fecha de operación si difiere. Añade notas de regímenes especiales cuando apliquen.
Corrige bien. Si hay error en NIF, base o tipo, emite factura rectificativa que haga referencia a la original. Mantén un rastro de auditoría completo.
Conserva y asegura. Guarda facturas y e-facturas legibles y accesibles todo el periodo legal. Garantiza integridad y autenticidad. Para Facturae, usa firma electrónica cualificada.
Consejos operativos. Publica un único correo de facturación, por ejemplo facturacion@tuempresa. Estandariza plantillas. Usa software compatible con Verifactu para que cada solicitud de factura se convierta en una solicitud de facturación rápida y sin errores.
Si necesitas una herramienta simple, empieza con la facturación electrónica de renn.
Certificados para factura electrónica: qué son y cómo obtenerlos
Necesitas un certificado digital cualificado para firmar e-facturas y para identificarte en portales públicos. Usa un certificado vinculado a la persona jurídica o a su representante autorizado. Los autónomos usan certificado de persona física.
Quién los emite. Prestadores cualificados de servicios de confianza reconocidos en España como FNMT, Camerfirma, ACCV, Izenpe y Firmaprofesional. Verifica proveedores en la lista de confianza oficial de España o de la UE.
Dónde se exigen hoy. Para firmar Facturae en B2G a través de FACe y para acceder a muchos servicios de la AEAT. En B2B privado, el PDF no requiere firma, pero muchos clientes la piden.
Formato de firma. Facturae usa perfiles XAdES para garantizar integridad y autenticidad. Tu software debe gestionar la firma y el almacén de certificados.
Cómo obtenerlo. Solicita online, verifica tu identidad en persona o por vídeo donde se permita, y después descarga e instala el certificado en un dispositivo o token seguro. Haz copia de seguridad y rota antes del vencimiento.
Buenas prácticas. Limita accesos por rol. Almacena claves en hardware seguro cuando sea posible. Controla caducidades. Documenta quién es titular de cada certificado y para qué.
Costes típicos. Entre 15 y 100 euros/año por certificado según proveedor y uso de token.
Normas y plazos de facturación que debes aplicar a cada solicitud
Cuándo debes emitir. Las empresas deben emitir y entregar factura por las operaciones en el curso de su actividad. Los consumidores pueden pedir factura para ejercer derechos tributarios.
Plazo de emisión. Por defecto, en el suministro o devengo. Si el destinatario es empresa o profesional, emite como tarde el día 16 del mes siguiente al devengo del IVA. Las facturas recapitulativas siguen el mismo límite.
Plazo de remisión. Envía al emitir. En B2B, antes del día 16 del mes siguiente.
Qué debe incluir una factura completa. Número o serie, fecha de emisión, datos de emisor y receptor, descripción, precio unitario y descuentos, base imponible, tipo y cuota de IVA, IRPF si procede, total, fecha de operación cuando sea distinta y notas de regímenes especiales cuando apliquen.
Factura simplificada: reglas. Permitida hasta 400 euros con carácter general y hasta 3.000 euros en determinados sectores. No permite deducir IVA salvo que, a petición, consten NIF y domicilio del comprador con desglose del IVA.
Facturas rectificativas. Úsalas para corregir errores o ajustar importes. Cita la original y explica la corrección con claridad.
Conservación. Mantén facturas y e-facturas en forma legible durante el periodo legal. Asegura integridad y autenticidad extremo a extremo.
Facturación electrónica obligatoria y Verifactu 2026: hoja de ruta y preparación
Verifactu hace que los registros de facturación sean a prueba de manipulaciones. El software debe crear registros estándar y, opcionalmente, enviarlos a la AEAT mediante Verifactu.
Fechas clave para planificar. Los fabricantes de software debían contar con versiones compatibles con Verifactu desde julio de 2025. Las sociedades que tributan en Impuesto sobre Sociedades deben cumplir el 1 de enero de 2026. El resto, incluidos autónomos, el 1 de julio de 2026.
E-factura B2B bajo la Ley Crea y Crece. Se implantarán e-facturas estructuradas entre empresas cuando se publique el Real Decreto final. Se prevé primero grandes empresas y después pymes y micro. Prepárate para enviar y recibir Facturae, UBL o CII según el estándar final y para dar a los clientes acceso gratuito a sus facturas.
Qué hacer ahora. Elige software compatible con Verifactu. Obtén un certificado válido. Identifica clientes y proveedores que aún piden PDF y planifica el paso a e-facturas estructuradas.
Errores comunes y cómo solucionarlos
- Enviar proforma en lugar de factura. La proforma no tiene valor fiscal. Emite factura completa con número y fecha.
- NIF o domicilio ausente o incorrecto. Pide al cliente que confirme sus datos. Si ya está emitida, envía rectificativa.
- Emitir solo tique simplificado cuando el comprador necesita deducir IVA. Reemite factura completa con NIF, domicilio y desglose de IVA.
- Emitir o remitir fuera de plazo. En B2B, emite y remite antes del día 16 del mes siguiente. Automatiza recordatorios.
- No disponer de certificado para e-factura. Obtén un certificado cualificado y prueba cuanto antes tu firma Facturae.
Conclusión
La solicitud de factura es sencilla si sigues las reglas. Recoge los datos del comprador, emite el tipo de documento adecuado, cumple los plazos del día 16 y firma las e-facturas cuando proceda con un certificado válido. Con Verifactu y la e-factura B2B obligatoria en 2026, prepararte ahora hará que cada solicitud de facturación y pedir factura sea rápido y conforme.
