Lo que cubre la contabilidad para autónomos en 2025: los libros que debes llevar, los modelos que vas a presentar y las opciones de software para cumplir con las normas. Verás pasos concretos, opciones gratis vs. de pago y cómo Verifactu -nuevas reglas antifraude que añaden un código QR y firma digital a las facturas- y la facturación electrónica B2B -entre empresas bajo la ley Crea y Crece- cambian las facturas en 2025-2026. Contrates un contable autonomo o lo hagas tú mismo, el objetivo es el mismo: libros limpios mapeados a modelos y presentaciones en plazo.
Preguntas rápidas
¿Qué cubre realmente un contable autonomo? Libros diarios de ingresos y gastos, inmovilizado y amortizaciones -repartir el coste de equipos a lo largo de los años-, facturación conforme al IVA y a las retenciones, y las presentaciones trimestrales y anuales.
¿Necesito un contable o puedo hacerlo yo? Ambas opciones funcionan. Si eres organizado, una app de contabilidad para autónomos gratis o de bajo coste puede llevar libros y generar previsualizaciones de modelos. Si prefieres revisión experta y presentaciones garantizadas, contrata una gestoría online.
¿Qué cambia en 2026? Verifactu -el nuevo sistema de control de facturación- añade QR y firmas digitales a las facturas y exige sistemas de facturación certificados. En paralelo se despliega la e-factura B2B. Elige software que soporte ambos para no tener que cambiar después.
¿Qué modelos presentaré? Normalmente 303 y 390 para IVA, 130 o 131 para pagos a cuenta de IRPF, y 111 o 115 si practicas retenciones, además de sus resúmenes anuales.
Contable autonomo: obligaciones, libros y modelos
Lleva los libros legales, emite facturas conformes y presenta los modelos correctos a tiempo. Ese es el trabajo en una línea.
Stack mínimo viable. Usa facturación que cumpla las normas. Lleva libros de ingresos, gastos e inmovilizado. Presenta cada trimestre: 303 -tu IVA- y 130 o 131 -pagos a cuenta del IRPF-. Si practicas retenciones a terceros, añade 111 -honorarios o nóminas- o 115 -alquileres-. Presenta cada año: 390 -resumen anual de IVA-, 190 -resumen anual de retenciones a profesionales y personal-, 180 -resumen anual de retenciones de alquileres-. Cuando proceda, también 349 -operaciones intracomunitarias- y 347 -operaciones anuales con terceros de gran volumen-.
Elige tu camino. A. DIY con una app contabilidad autónomos gratis o de bajo coste. B. Contrata una gestoría online y mantén tus libros ordenados para simplificar las presentaciones.
Empieza con Verifactu cuanto antes. Si facturas B2B en 2026 necesitarás software preparado para Verifactu. Empieza en 2025 para evitar migraciones de última hora.
Qué significa realmente la contabilidad para autónomos
Los autónomos siguen reglas de IRPF e IVA, no el plan contable completo de sociedades -GAAP- en la mayoría de los casos. Salvo que estés en estimación directa normal, llevas libros obligatorios de IRPF e IVA en lugar de contabilidad de partida doble completa.
¿Te falta información sobre el alta de autónomo o su estatus? Empieza aquí: Autónomo en España.
Día a día. Registra facturas emitidas y recibidas, mantén un libro de inmovilizado si aplicas amortización, concilia banco y caja semanalmente y guarda justificantes durante 4 años.
Los libros alimentan los modelos. Tus registros se transforman en los formularios que presentas. Los libros de IVA alimentan el 303 -trimestral- y el 390 -resumen anual-. Los libros de ingresos y gastos alimentan el 130 -pagos a cuenta trimestrales- y el 100 -IRPF anual-. Si practicas retenciones -parte de la factura que reservas y pagas a la Agencia Tributaria-, presentas 111 -trimestral- y 190 -anual-. Si alquilas una oficina, presentas 115 -trimestral- y 180 -anual-. Si vendes o compras en la UE, puede tocarte el 349 -operaciones intracomunitarias- y el 347 -relación anual de operaciones con terceros de gran volumen-.
Quién debe llevar libros y cuáles
Todos llevan registros. Todos los autónomos deben mantener libros, con especificidades según régimen.
Estimación directa normal. Régimen en el que tributas por tu beneficio real -ingresos menos gastos-. Si tu facturación del año anterior superó 600.000 euros, lleva libros tipo sociedad: Libro Diario y Inventario y Cuentas Anuales, además de los libros de IVA e IRPF.
Estimación directa simplificada. Régimen de beneficio real simplificado para ingresos hasta 600.000 euros. Lleva cuatro libros: ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión y -si eres profesional- provisiones o suplidos -costes que pagas por cuenta del cliente-.
Estimación objetiva - módulos. Régimen de cuota fija: tus impuestos se calculan con tablas oficiales de tu actividad, no por tu beneficio real. No llevas libros formales, pero debes conservar todas las facturas y justificantes y presentar igualmente los modelos que te correspondan.
Libros de IVA para todos. Libros de facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión -para posibles regularizaciones de IVA- y operaciones intracomunitarias. La Agencia Tributaria admite formatos electrónicos.
Libros obligatorios y formato AEAT en 2025
Libros de IVA. Facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión para regularizaciones y operaciones intracomunitarias.
Libros de IRPF. Ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones o suplidos de profesionales.
Datos obligatorios. Número y fecha de factura, NIF o NIE de la contraparte, concepto, base imponible, tipo y cuota de IVA, retenciones y, para bienes, el valor, fecha de inicio y fin de uso y la amortización anual.
Formato electrónico. El formato común de la AEAT permite exportar los libros de IRPF en un único fichero con hojas separadas. Mantén programas y ficheros accesibles durante el periodo de prescripción de 4 años.
Referencia oficial. Sigue la guía vigente de la Agencia Tributaria.
Dónde aparece la contabilidad: modelos que presentarás
IVA. 303 trimestral o mensual y 390 resumen anual. 309 para casos especiales. 349 para operaciones intracomunitarias. 347 para operaciones anuales con terceros sobre el umbral.
IRPF. 130 pagos fraccionados trimestrales en estimación directa o 131 si estás en módulos, y 100 para la renta anual.
Retenciones que practicas. 111 trimestral y 190 anual para profesionales y personal. Para alquileres, 115 trimestral y 180 anual.
Pistas de calendario. Los trimestres cierran en enero, abril, julio y octubre. Las domiciliaciones suelen cortar a mitad de mes. Los modelos anuales se concentran en enero, con la campaña de la renta más tarde.
App contabilidad autónomos gratis en 2025
Gratis puede ser suficiente si eres organizado. Puedes llevar libros legales, emitir facturas y preparar borradores de modelos sin pagar, y añadir la presentación como servicio cuando toque.
renn. Hecha para autónomos. Plan gratuito para contabilización automática y facturación, extracción con IA de gastos, facturación alineada con Verifactu y presentaciones opcionales por contables. P&L, IVA e IRPF en tiempo real, captura de tickets por WhatsApp y conexión bancaria y con Gmail. Muchos usuarios ahorran más impuestos al detectar gastos deducibles extra y pueden acceder a una deducción del 10 por ciento a través del servicio. Presentaciones por contables desde 50 euros al mes al actualizar.
Visionwin. De escritorio y gratis, con contabilidad más facturación y preparación temprana para Verifactu anunciada por el proveedor. Gran control offline. Espera exportación manual de modelos.
Contasol y Factusol. Módulos de escritorio con plan gratuito. Factusol para facturación y Contasol para contabilidad. Potentes pero con curva de aprendizaje.
Contasimple. En la nube, con plan gratis para facturación y seguimiento básico, y planes de pago para el flujo fiscal completo. Popular entre autónomos.
STEL Order. Facturación en la nube con plan Verifactu gratis, además de stock, presupuestos y órdenes de trabajo. Muy encajado para oficios y trabajo de campo.
Herramientas de pago orientadas al mercado local. Quipu, Holded, Anfix y Cuéntica son de pago y suelen ofrecer pruebas o acceso limitado gratis. Aportan flujos de cumplimiento sólidos y add-ons de presentación directa.
Mejor programa de contabilidad para autónomos gratis: para quién encaja cada uno
Principiante que odia las hojas de cálculo. renn -plan gratis- o Contasimple -plan gratis-. Facturas rápidas y libros básicos; añade presentación por contable cuando la necesites.
Offline y control total. Visionwin con Factusol o Contasol. Ideal si prefieres escritorio y copias de seguridad. Prepárate para exportar modelos manualmente.
Ayuda de IA y buzón de recibos. renn. Subida masiva de PDFs, OCR que detecta datos faltantes para que las facturas sean declarables, categorización automática y chat con un contable cuando lo necesites. Usa facturación y libros gratis y añade presentaciones por contables cuando toque.
Oficios y trabajo de campo. Plan Verifactu gratis de STEL Order. Flujo desde presupuesto a albarán a factura, con procesos mobile-first. Añade funciones de pago después.
Fan del código abierto. GnuCash o Akaunting. Plan de cuentas flexible. Mapeo manual al contexto local. Mejor para escenarios sencillos de IVA e IRPF.
Recordatorio de cumplimiento. Revisa preparación para Verifactu y soporte de QR o firma antes de 2026. Los planes gratis pueden limitar el número de facturas o usuarios.
Checklist de puesta en marcha: de cero a cumplimiento en 60 minutos
- Define tus series y datos de factura. Crea series y numeración. Añade tu NIF o NIE, dirección, CNAE o IAE y datos bancarios.
- Activa retenciones si facturas a empresas. Para servicios profesionales, pon 7 por ciento o 15 por ciento de IRPF en tus facturas cuando proceda.
- Activa los tipos de IVA que uses. 21 por ciento, 10 por ciento o 4 por ciento, más exento cuando aplique. Mapea inversión del sujeto pasivo e IVA intracomunitario.
- Abre los libros. Ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones o suplidos. Importa saldos iniciales y clientes o proveedores.
- Conecta tu banco o fija una rutina semanal. Si tu software conecta con el banco, actívalo. Si no, pon un hábito de conciliación semanal.
- Exporta borradores de modelos. Antes de presentar, exporta 303, 130 y otros para detectar descuadres de base e IVA o NIFs ausentes.
- Copias de seguridad y conservación. Guarda copias y conserva registros 4 años. Prueba tu exportación Excel o CSV con el formato común de la AEAT.
Cumplimiento 2025-2026 a vigilar: Verifactu y e-factura
Fechas para planificar. Panorama actual: sociedades el 1 de enero de 2026 y autónomos el 1 de julio de 2026. Desde mediados de 2025 solo se podrán vender sistemas de facturación certificados.
Qué cambia en la factura. Código QR y firma digital, comunicación en tiempo real o casi real con la AEAT y registros anti-manipulación.
Qué hacer ahora. Elige software con preparación declarada para Verifactu, completa la verificación de identidad dentro de esa herramienta y empieza a facturar ahí para evitar prisas en 2026.
La e-factura B2B es distinta. La ley Crea y Crece trae un despliegue por fases de la e-factura B2B. Escoge herramientas que soporten Verifactu y también los flujos de e-factura.
Ejemplos prácticos por perfil
Consultor o diseñador. Servicios con pocas facturas y retenciones. Normalmente 21 por ciento de IVA y retención de IRPF en facturas emitidas. Trimestral 303, 111 y 130. Usa Contasimple o renn para facturar gratis y actualiza en campaña fiscal.
Creador o influencer. Ingresos de plataformas con IVA mixto. Algunos servicios están exentos y muchos digitales al 21 por ciento. Guarda los extractos de plataforma. Trimestral 303 y 130. Usa renn para leer automáticamente tickets y facturas -OCR- y aplicar controles, o Visionwin si prefieres trabajo manual.
Ecommerce. Bienes al 21 por ciento e IVA de clientes UE a gestionar. Valida NIF-IVA en VIES, emite 349 por ventas intracomunitarias, gestiona devoluciones y considera OSS si vendes transfronterizo. Usa Holded o Quipu de pago o STEL Order si manejas stock.
Profesional de oficio. Trabajo en campo con presupuestos, partes de trabajo y facturas. Usa STEL Order o renn para presupuestos y albaranes -justificante firmado de entrega de bienes o trabajos-. Separa materiales y servicios para el IVA correcto.
Errores comunes y cómo evitarlos
Falta de NIF o datos de IVA en facturas. Los modelos fallan o desmapean. Haz campos obligatorios y ejecuta controles pre-presentación.
Claves de IVA erróneas. Exento vs. 0 por ciento vs. inversión del sujeto pasivo puede romper 303 y 390. Define códigos fiscales desde el inicio.
Sin libro de bienes de inversión. Pierdes deducciones por amortización. Registra equipo uno a uno con fechas de inicio y fin de uso.
Ignorar retenciones. Penaltis en 111 y 190. Configura por defecto 7 por ciento o 15 por ciento en servicios profesionales.
Cambio a última hora por Verifactu. Caos y errores. Prueba los flujos Verifactu durante 2025.
Conclusión
Lleva los libros legales, mapéalos a tus modelos trimestrales y anuales y elige una herramienta que realmente vayas a usar. Las opciones gratis funcionan si eres ordenado. Una gestoría online ahorra tiempo y reduce riesgo. En 2026, Verifactu hará que la elección de software sea innegociable.
Recomendación. Empieza con una app contabilidad autónomos gratis para facturación y libros. Añade renn para contabilización con IA, controles OCR y presentaciones por contables si tu tiempo vale más en tus clientes.
